Nationejobs.com
 

Management Corner

มุมสำหรับนักบริหาร ที่มองหาแนวทาง การบริหารงาน และการจัดองค์กร แนะแนวคิดด้านบริหารจัดการใหม่ๆ ที่กำลังได้รับ ความสนใจ จากนักบริหาร และในแวดวง การพัฒนาบุคลากร

 
 

วันที่: 1943-11-20

เทคนิคการจัดการคนในองค์กร (10)

เนื้อหาสาระของ เทคนิคการจัดการคนในองค์กรทั้ง 9 ตอนที่ผ่านมา เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัท Federal Express หรือ FedEx ผู้ให้บริการรับส่งพัสดุภัณฑ์ ที่มีชื่อเสียงรายหนึ่งของโลก ว่าผู้บริหารของบริษัทแห่งนี้ มีวิธีการในการพัฒนาบุคลากรของตนเองอย่างไรบ้าง

เป็นกรณีศึกษาที่น่าจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ต่อผู้บริหารที่เห็นความสำคัญ ของพนักงานเป็นอันดับแรก เพราะเฟดเอ็กซ์ถือคติว่า ถ้าทำให้พนักงานของตัวเองพอใจไม่ได้ แล้วจะทำให้ลูกค้าภายนอกพอใจได้อย่างไร โดยสรุปเนื้อหามาจากหนังสือชื่อ “FedEx บริษัทมหัศจรรย์”

หลังจากได้เห็นภาคปฏิบัติจริง ของการพัฒนาบุคลากร จากบริษัทยักษ์ใหญ่ของโลกแล้ว คราวนี้มาว่ากันถึงภาคทฤษฎีบ้าง

เนื้อหาต่อจากนี้ไปสรุปมาจากหนังสือชื่อ การจัดการคนในองค์กร (Managing People) เพื่อเป็นแนวทางว่า ก่อนที่จะทำอะไรต่าง ๆ ให้พนักงานของตัวเอง มีพัฒนาการที่ดีในทุกด้านนั้น คุณในฐานะที่เป็นเจ้านาย จะต้องทำอะไรบ้าง เข้าประเด็นกันเลยดีกว่า

  • สนุกกับการเป็นนายโดยไม่ต้องเคี่ยวเข็ญใคร

    ปัจจุบันนี้ เจ้านายยุคเก่าที่ชอบถือคติประจำใจว่า “จงทำตามใจข้า ไม่เช่นนั้นก็ออกไปเสีย” ได้ถูกแทนที่โดยเจ้านายยุคใหม่ ผู้มีหน้าที่เสมือนผู้ช่วยประสานงาน เพื่อให้สิ่งต่างๆ บรรลุผลอย่างราบรื่น ด้วยการช่วยพัฒนาทักษะ และประสานความพยายาม ของทีมงานทุกคนเข้าด้วยกัน

    คุณสามารถเรียนรู้ที่จะสร้างทีมงาน และช่วยสมาชิกในทีมให้พัฒนาตนเอง เป็นเพื่อนร่วมงาน ที่มีความคิดสร้างสรรค์ อุทิศตนและมีความพร้อม ในการให้ความร่วมมือ การจะทำแบบนี้ได้ คุณต้องเลิกคิดแบบ “เจ้านาย” ยุคเก่า ที่ถือว่าเจ้านายคือ ผู้ตัดสินใจและออกคำสั่ง

    เพราะผู้บริหารของวันนี้คือผู้ประสานงาน (Faciliator) หรือผู้อำนวยความสะดวกในการทำงาน เป็นผู้สร้างบรรยากาศ ให้สมาชิกของทีม ได้รับการกระตุ้น ให้วิเคราะห์ปัญหาด้วยตัวเอง เสนอหนทางแก้ไข และมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

  • การจัดการในความหมายที่ต่างจากเดิม

    การจัดการเริ่มเปลี่ยนความหมายออกไป การจัดการก็เหมือนกับชีวิตมนุษย์ ที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ไม่มีอะไรเที่ยงแท้แน่นอน แล้วทำไมเราจะต้องสนใจ กับเรื่องการจัดการ ที่กำลังเปลี่ยนแปลงด้วยเล่า เหตุผลก็คือ ความรวดเร็ว ในการเปลี่ยนแปลง ทุกอย่างเปลี่ยนไปเร็วมาก จนคุณอาจกลายเป็นคนล้าหลังได้โดยง่าย

    เราจะมาดูการเปลี่ยนแปลงบางประการ ที่เกิดขึ้นกับการบริหารบุคคล และผลกระทบต่อการเป็นผู้นำ และผู้ตาม คุณจะเห็นว่า การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ มีผลกระทบต่อคุณอย่างไร และจะปรับสิ่งเหล่านี้ ให้สอดคล้องกับสไตล์ การจัดการของคุณได้อย่างไร

  • การจัดการเพื่อศตวรรษใหม่

    โลกแห่งการทำงานได้เปลี่ยนแปลง อย่างถอนรากถอนโคน ระหว่างศตวรรษที่ผ่านมา และการเปลี่ยนแปลง ยังคงดำเนินต่อไปอย่างรวดเร็วกว่าที่เคยมีมา นับแต่การปฏิวัติอุตสาหกรรม คอมพิวเตอร์ได้ช่วยให้ผู้บริหาร สามารถรับและผนวกข้อมูลข่าวสาร เข้ากับการตัดสินใจ ด้วยความรวดเร็ว อย่างที่ไม่เคยมีมาก่อนในอดีต

    ผู้บริหารในปัจจุบันอ ยู่ในสภาพการทำงาน ที่ต่างจากสมัยของพ่อแม่หรือพี่ชายพี่สาวโดยสิ้นเชิง สิ่งที่หมดไปแล้วก็คือ โครงสร้างการบังคับบัญชา แบบที่ผู้บริหารระดับบน เป็นผู้ตัดสินใจ แล้วส่งผ่านผลการตัดสินใจนั้น ลงมาตามลำดับจนถึงผู้ปฏิบัติการ

    สิ่งที่มาแทนที่คือองค์กร ที่มีการร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้น โดยบุคลากรทุกระดับชั้น ต้องมีส่วนร่วม ในการทำกิจกรรมทุกอย่างของบริษัท ขั้นตอนการบริหาร ในระดับกลางหลายส่วน ได้ถูกตัดออกไป ปัจจุบันภาระรับผิดชอบ ในการทำให้งานลุล่วง ได้หันมาเน้นที่การให้ความสำคัญ กับทีมงานมากขึ้น เพราะประกอบด้วยผู้นำ และสมาชิกทีมที่จะร่วมกันวางแผน ร่วมกันทำงานและร่วมกันควบคุมการทำงาน

    บริษัททั้งหลายกำลังเปลี่ยนแปลง กระบวนการทำงานอย่างรวดเร็ว โครงสร้างหลายอย่างที่ดำรงอยู่มาเป็นทศวรรษ กำลังถูกแทนที่ โดยวิธีการแบบใหม่ ที่น่าตื่นเต้นเร้าใจกว่า เพื่อใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม และแนวคิดในการจัดการแบบใหม่ วิธีการบางอย่างได้แก่
  • การจัดโครงสร้างองค์กรให้มีลักษณะในแนวนอน การตัดลำดับชั้นในการบริหาร เป็นการลดช่องทาง การส่งผ่านคำสั่ง และข้อมูลข่าวสารให้สั้นลง

  • กระตุ้นการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ปัจจุบันพนักงานทุกระดับ มีส่วนร่วมในทุกแง่มุม ของการวางแผนงาน และการดำเนินการให้ลุล่วง รวมทั้งการวางตารางผลิต การควบคุมคุณภาพ และการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน

  • การอาศัยทีมงานเพื่อให้งานลุล่วง ผู้นำทีมงานได้เข้ามาแทนที่ “เจ้านาย”

  • ดำเนินการในลักษณะการจัดโครงการรวม ภายใต้แนวคิดนี้ ผู้จัดการมีภาระรับผิดชอบ ในการควบคุมดูแลโครงการทั้งหมด นับแต่เริ่มต้นจนจบโครงการ กระบวนการนี้ ครอบคลุมถึงการประสานงาน กับแผนกอื่นๆ ที่ผู้จัดการโครงการนั้น ไม่มีอำนาจบังคับบัญชาโดยตรง

  • การจ้างงานบริษัทภายนอก แทนการจ้างงาน บริษัทหลายแห่งพบว่า การทำสัญญามอบช่วงงาน ที่มีหลายช่วงให้กับบริษัทอื่น เป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายดีกว่าการจ้างพนักงาน ในบางครั้ง ต้องมีการประสานผลงานของบริษัทต่าง ๆ หลายแห่ง เข้ากับผลงานจากทีมงานของคุณ เพื่อให้โครงการบรรลุผลสำเร็จ

  • การส่งมอบสินค้าเฉพาะเมื่อลูกค้าต้องการ (Just-in-time delivery) แทนที่จะจัดเก็บสินค้าคงเหลือ หรือสินค้าสำเร็จรูปไว้เป็นจำนวนมาก ๆ ปัจจุบันบริษัทต่าง ๆ ใช้วิธีเตรียมการร่วมกับผู้ส่งสินค้า ให้จัดส่งสินค้าและผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นเท่านั้น ผู้จัดการโครงการ หรือผู้นำทีมงาน เป็นผู้ประสานร่วมกับผู้จัดส่ง ในการกำหนดตารางและประกันการจัดส่ง

  • การปรับโครงสร้างของระบบ หรือรีเอ็นจิเนียริ่ง รวมถึงการปรับรูปแบบ ของการทำธุรกิจอย่างถอนรากถอนโคน เมื่อทำการปรับโครงสร้างใหม่ ผู้บริหารจะต้องคิดทบทวนให้รอบคอบ ในทุกสิ่งที่กำลังทำ เพื่อใช้ประโยชน์จากความเปลี่ยนแปลงนั้น
  • การเปลี่ยนแปลงมีผลกระทบกับคุณอย่างไรบ้าง

    หากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบ ในการจัดการ หรือกำลังเตรียมพร้อม สำหรับการเลื่อนตำแหน่ง คุณจะต้องปรับตัว ให้เข้ากับข้อกำหนด ในการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป อันเนื่องมาจากสไตล์ และกระบวนการที่เปลี่ยนไปจากเดิม

    นี่คือเวลาที่จะตรวจสอบ วิธีการจัดการของุคณ หรือวิธีการจัดการที่คุณต้องการ รวมทั้งการเรียนรู้ว่า ผู้บริหารที่ประสพความสำเร็จ มีวิธีการจัดการอย่างไร ที่ทำให้ประสพความสำเร็จมากยิ่งขึ้น คุณจะได้เรียนรู้ การรับมือกับปัญหาประจำวัน ในการบริหารบุคลากร จะได้เรียนรู้ว่า คุณไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ การจะประสพความสำเร็จได้ คุณต้องอาศัยความสามารถ ของสมาชิกทุกคนในทีมงาน

  • การมองลีลาการจัดการด้วยสายตาเฉียบคมดุจเหยี่ยว

    คุณอาจบริหารงานบุคคลมาหลายปีแล้ว คุณคิดว่าตัวเอง ทราบรายละเอียดทุกเรื่อง ในการบริหารงานในแผนก แต่เจ้านายคุณบอกว่า คุณยังทำไม่ได้ตามเป้าหมายบริษัท และเตือนคุณให้ “ทำตัวให้ทันเหตุการณ์ ไม่เช่นนั้นก็ออกไปเสีย” คุณคิดว่า “ฉันทำงานดีแล้ว เจ้านายไม่มีเหตุผลเอง”

    หรือคุณอาจเพิ่งได้รับเลื่อนตำแหน่ง ให้มีหน้าที่บังคับบัญชาเป็นครั้งแรก เจ้านายแสดงความยินดีกับคุณ โดยการจับมือและพูดว่า “รับช่วงไปนะ” ไม่มีการฝึกอบรม ไม่มีคำแนะนำ แค่เพียง “รับช่วงไปนะ” การได้เลื่อนตำแหน่งเป็นสิ่งดี แต่คุณไม่ปรารถนาที่จะได้รับการฝึกอบรมบ้างเลยหรือ

    คุณจะทำอย่างไร หากคนที่ต้องรายงานคุณโดยตรง หรือสมาชิกในทีมงาน ทำให้คุณต้องประสพความยุ่งยาก ไม่ว่าคุณจะพยายาม อย่างหนักแค่ไหน เพื่อให้พวกเขาทำงานในหน้าที่ ให้ทันกำหนดเส้นตาย หรือปฏิบัติให้ได้มาตรฐานคุณภาพ แต่พวกเขาก็ยังทำงาน เพียงแค่พอที่จะไม่ถูกไล่ออก

    หยุดโทษคนอื่นเถอะ ลองดูตัวคุณเองบ้างสิ คุณกำลังบริหารงาน แบบเผด็จการในศตวรรษที่ 19 หรือแบบผู้นำในศตวรรษที่ 21 กันแน่ ลองพิจารณาวิธีการจัดการของคุณ ว่าเป็นไปตามที่ปรมาจารย์ ด้านการจัดการเห็นว่า “ถูกต้อง” แค่ไหน แน่นอน คุณมีสิทธิเชื่อตามความคิดของคุณเอง แต่เปิดใจให้กว้างหน่อย

  • การมองผู้บริหารในฐานะผู้ประสานงาน

    ทั้งผู้ชายและผู้หญิงในบรรยากาศการทำงาน ในบริษัททุกวันนี้ ไม่ค่อยชอบสไตล์การบริหาร แบบใช้อำนาจสั่งการ ผู้บริหารที่ประสพความสำเร็จ อย่างแท้จริง คือ ผู้ที่มุ่งมั่นขอความร่วมมือ จากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง พวกเขาคือผู้ประสานงาน ที่พยายามทำทุกวีถีทาง เพื่อให้ทุกสิ่งดำเนินไปอย่างราบรื่น สำหรับพนักงานหรือทีมงาน

    คนส่วนใหญ่ จะมีการตอบสนองที่ดี ต่อผู้บริหาร ที่ปฏิบัติต่อพวกเขาเฉกเช่นผู้ใหญ่ สนับสนุนให้เขา แสดงข้อคิดเห็นในงานที่ทำ และรับฟังความคิดเห็นของพวกเขา แม้ว่าอาจจะไม่เห็นด้วย กับแนวคิดนั้น ผู้บริหารที่ประสพความสำเร็จ ต้องกระตุ้นพนักงาน ให้เป็นผู้มีส่วนร่วมสนับสนุน แทนการเป็นเพียงผู้รับคำสั่ง

  • สมาชิกทีมงาน - บ่อเกิดแห่งทรัพยากรมนุษย์

    วิธีบรรลุความสำเร็จสูงสุด ในอันที่จะทำให้เกิดความร่วมมือร่วมใจ คือการใช้ทีมงาน

    ทีมงานคืออะไร คนส่วนใหญ่จะตอบว่า “คือกลุ่มคนที่ทำงาน เพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน” นั่นเป็นคำตอบที่ด ีแต่ยังไม่ดีพอ แม้ว่ากลุ่มคนจะทำงานด้วยกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน ก็ยังไม่อาจกล่าวได้ว่าเป็นทีมงาน มันจะต้องมีอะไรที่มากกว่านั้นอีก

    เราจะต้องเติมคำสำคัญ เข้าไปในคำจำกัดความนี้ว่า ทีมงานคือ กลุ่มคนที่ร่วมมือกันทำงาน เพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน เพื่อคนทำงานร่วมกันแบบทีมงาน แต่ละคนจะได้ประโยชน์ จากความรู้ การทำงาน และการสนับสนุนจากสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม อันจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิต ได้มากกว่าการที่แต่ละคน ต่างคนต่างทำงาน เต็มความสามารถของตน

    ตัวอย่างที่ดีในเรื่องการร่วมกันทำงานคือ การทำงานของเรือติดขีปนาวุธ ซึ่งมีส่วนประกอบมากมาย การที่ขีปนาวุธจะทำงานได้ ส่วนประกอบทุกส่วน ต้องอยู่ในสภาพดีเยี่ยม แม้กระนั้นก็ตาม ขีปนาวุธก็ยังไม่สามารถออกจากฐานยิงได้ จนกว่าส่วนประกอบทั้งหมด จะทำงานร่วมกันอย่างพร้อมเพรียง

    คุณคือวิศกรผู้คุมขีปนาวุธ สมาชิกในทีมงานคือส่วนประกอบของขีปนาวุธ เพื่อให้ทีมงานมีประสิทธิภาพ คุณต้องมั่นใจได้ว่า สมาชิกแต่ละคน ทำงานเต็มความสามารถ และทุกคนร่วมมือกันทำงานอย่างพร้อมเพรียง เพื่อให้โครงการของคุณ สามารถเคลื่อนออกจากฐานยิงไปสู่ความสำเร็จ
  •