Nationejobs.com
 

Management Corner

มุมสำหรับนักบริหาร ที่มองหาแนวทาง การบริหารงาน และการจัดองค์กร แนะแนวคิดด้านบริหารจัดการใหม่ๆ ที่กำลังได้รับ ความสนใจ จากนักบริหาร และในแวดวง การพัฒนาบุคลากร

 
 

วันที่: 2002-02-11

การดำเนินการทางวินัย (จบ)

การพักงาน - การลงโทษที่แท้จริงดาบแรก

คุณมีหนทางที่จำกัดในการลงโทษพนักงาน นับแต่การโบยตี ถูกยกเลิกไปก็มี การลงโทษ เพียงไม่กี่อย่างที่ยังใช้ได้ตามกฎหมาย วิธีการที่นิยมใช้กันมากที่สุด นอกจากการยุติการจ้างงาน คือการพักงานโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

แม้ว่าผู้นำทีมงานมัก จะมีส่วนกำหนดระยะเวลาการพักงาน แต่บริษัทส่วนใหญ่ ก็มักจะกำหนดระยะเวลาพักงานตามความร้ายแรงของการกระทำความผิด

กลไกการออกคำสั่งพักงานมีความคล้ายคลึงกับการภาคทัณฑ์ แต่เนื่องจากการพักงาน เป็นขั้นตอน ที่มีความร้ายแรงมากกว่า สัญญาสหภาพแรงงานจึงมักกำหนดให้มีการหารือ กับตัวแทนสหภาพแรงงาน ก่อนการพักงานพนักงาน บริษัทส่วนใหญ่ไม่มีสหภาพแรงงาน และกำหนดให้การพักงาน ต้องได้รับอนุมัติจากเจ้านายใหญ่ของหัวหน้าทีมงานและ จากแผนกทรัพยากรบุคคล ควรมีการจัดเก็บและ รวบรวมหลักฐาน ทางเอกสารโดยระบุเหตุผล ในการพักงานและช่วงเวลาพักงานที่แน่นอน และลงนาม โดยผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งรับทราบ โดยพนักงานที่ถูกพักงาน

ข้อสังเกต
ข้อเสียของการพักงาน สมาชิกทีมงาน คือ การที่คุณสูญเสียบุคคลนั้น ในการทำงาน สำหรับทีมงาน ในระหว่างช่วงพักงาน คุณควรใช้ความพยายาม ทุกวิถีทาง เพื่อให้บุคคลนั้น ยังคงได้รับการจ้างงาน ต่อไป โดยการฝึกอบรม และการให้คำปรึกษา เพื่อจะได้ ไม่ต้องมีการพักงาน

หากพนักงานยังคงละเมิดกฎหลังจากกลับจากการพักงาน ขั้นตอนต่อไปอาจเป็นการพักงาน ที่กินเวลานานขึ้นหรืออาจถึงขั้นยุติการจ้างงาน

การยุติการจ้างงาน - การลงดาบสุดท้าย
จุดมุ่งหมายสำคัญของการดำเนินการทางวินัยแบบก้าวหน้า คือการให้โอกาสพนักงาน ที่กระทำผิดได้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมให้เป็นสมาชิกทีมงานที่มีประสิทธิภาพ ให้ความร่วมมือด้วยดี การใช้ขั้นตอนที่เข้มงวดจะกระทำเมื่อขั้นตอนก่อนหน้านี้ล้มเหลว โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือบุคคลนั้นให้แก้ตัวได้สำเร็จ จะได้ไม่ต้องถูกเลิกจ้าง อย่างไรก็ตาม หากพนักงานไม่สามารถปรับปรุงตัวเองได้ ก็ควรยุติการจ้างงาน

การยืนยันวินัย
บริษัทบางแห่งได้ยกเลิกการลงโทษด้วยหลักเหตุผลว่าสมาชิกทีมงานคือผู้ใหญ่ ซึ่งมีความรับผิดชอบต่อการกระทำของตนเอง ดังนั้น การลงโทษจึงเป็นเรื่องของเด็ก

การดำเนินการแบบยืนยันวินัย มีวิธีการดังนี้

  1. เมื่อบุคคลได้รับการจ้างงาน ผู้นำทีมงานและสมาชิกทีมงานหารือกันในเรื่องกฎเกณฑ์ และนโยบายบริษัทอย่างถี่ถ้วน โดยพนักงานใหม่ได้รับการขอร้องให้มีสัญญาผูกมัดในการปฏิบัติตามกฎนั้น
  2. หากมีการละเมิดกฎ ผู้นำทีมงานชี้ให้เห็นถึงการฝ่าฝืนนั้นและเตือนให้บุคคลนั้นนึก ถึงข้อตกลงที่จะปฏิบัติตามกฎ และทั้งสองฝ่ายลงนามในบันทึกช่วยจำเพื่อเป็นหลักฐานการประชุม
  3. หากมีการละเมิดกฎซ้ำอีก ก็จะจัดประชุมเป็นครั้งที่สอง สมาชิกทีมงานจะได้รับการขอร้อง ให้ลงนามในรายงานยืนยันพิเศษ เพื่อแสดงว่าบริษัทให้ความจริงจังกับกฎและคาดหวัง ให้พนักงานทุกคนกระทำเช่นเดียวกัน
  4. หากสมาชิกละเมิดกฎข้อย่อยเป็นครั้งที่สามหรือกฎข้อใหญ่แม้เพียงครั้งเดียว ผู้นำจะถามสมาชิกทีมงานว่ายังต้องการทำงานกับบริษัทต่อหรือไม่ หากยังต้องการ จะต้องลงนามในเอกสารรับทราบการละเมิดกฎ พร้อมระบุไว้ด้วยว่าพนักงานคนนั้น เข้าใจว่าการละเมิดกฎอีกครั้งจะถูกเลิกจ้างทันที
  5. ในบางองค์กร พนักงานจะได้รับการร้องขอให้หยุดงานหนึ่งวันโดยได้รับค่าจ้าง เพื่อพิจารณาตัวเองอย่างจริงจังว่าตนสามารถทำตามข้อตกลงได้หรือไม่ การที่บริษัทจ่ายเงินพนักงานในสภาพการณ์เช่นนี้ เป็นการแสดงความเชื่อมั่น ในบุคคลนั้นและในระบบดังกล่าว และเป็นการแสดงการให้ความสนับสนุน ด้วยการปฏิบัติ ไม่ใช่ด้วยคำพูด โดยการปฏิบัติต่อพวกเขาแบบผู้ใหญ่ ไม่ใช่ด้วยการลงโทษ

บริษัทที่ใช้การดำเนินการแบบยืนยันวินัยรายงานว่า แม้จะมีการยุติการจ้างงานเกิดขึ้นเป็นบางครั้ง แต่ปัญหาทางวินัยก็ลดลงอย่างมาก ในองค์กรส่วนใหญ่ ผู้บริหารจะเป็นผู้ตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ระบบ การดำเนินการแบบยืนยันวินัยและบังคับใช้กันทั้งบริษัท ในบริษัทบางแห่งที่ให้อำนาจอิสระกับทีมงานมาก ทีมงานอาจมีอำนาจในการนำการดำเนินการแบบยืนยืนวินัยมาใช้กับทีมงานของตนได้

การให้สมาชิกทีมงานควบคุมทีมของตนเอง
การดำเนินการทางวินัยเป็นสิ่งไม่จำเป็น หากคุณมีทีมงานที่มีไฟแรงกล้า สมาชิกทีมงานแต่ละคน จะเป็นผู้สนับสนุนและเป็นแรงจูงใจให้กับสมาชิกคนอื่นๆ

หากสมาชิกทีมงานคนหนึ่งคนใด ทำงานบางอย่างช้า สมาชิกคนอื่น อาจสอนวิธีลัดทำงานได้เร็วขึ้น หากคนใดคนหนึ่ง มาทำงานสาย หรือใช้เวลาพักทานข้าวเที่ยงเกินเวลา เพื่อนร่วมงาน ก็ช่วยกันชี้แจงว่า กระทบ ต่อการทำงานของทุกคน ผู้นำทีมงาน ไม่ต้องกล่าวตำหนิหรือต้อง เกี่ยวพัน ในการใช้มาตรการทางวินัย อย่างเป็นทางการ

หากทุกคนในทีมงานมีสัญญาผูกมัดในการทำตามเป้าหมายและได้รับเครื่องมือ ในการวัดความก้าวหน้าของตนเองและทีมงาน พวกเขาก็จะแปรสภาพเป็นผู้ควบคุมตัวเอง ความจำเป็นในการดำเนินการทางวินัยแบบเป็นทางการจึงเลือนหายไป และมีการดำเนินการไม่กี่ครั้ง เมื่อไม่มีวิธีการอื่นใดอีกแล้ว

สรุปใจความ
การดำเนินการทางวินัยแบบก้าวหน้า เป็นการให้โอกาสพนักงานได้แก้ไขพฤติกรรม ของตนเองหลายครั้ง ก่อนที่จะมีการลงโทษอย่างใดอย่างหนึ่ง

เมื่อคุณตำหนิสมาชิกทีมงาน จงรักษาความสงบเยือกเย็น ความคิดสร้างสรรค์ และมุ่งแต่สิ่งที่เป็นปัญหา ไม่ใช่มุ่งที่ตัวคน

การไต่สวนทางวินัยควรได้ผลออกมาในรูปของแผนการปฏิบัติสำหรับการแก้ไขปัญหาร่วมกัน

การดำเนินการทางวินัยทุกเรื่องควรได้รับการจัดเก็บและรวบรวมเอกสารไว้เป็นหลักฐาน (ถ้าไม่เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ก็เท่ากับว่าเรื่องนั้นไม่เคยเกิดขึ้น)

ระยะเวลาภาคทัณฑ์เป็นการให้โอกาสสมาชิกทีมงานอีกครั้งในการปรับปรุงการปฏิบัติงาน หรือแก้ไขพฤติกรรม

การดำเนินการแบบยืนยันวินัยเป็นการปฏิบัติต่อพนักงานในฐานะผู้ใหญ่ การให้คำปรึกษาแทนการขู่เข็ญ การให้สัญญาผูกมัดว่าจะปฏิบัติตามแทนการลงโทษ


ทีมงานที่สามัคคีกลมเกลียวกันดี จะเป็นผู้ควบคุม การทำงาน ของตนเองและมีอิทธิพล ต่อพฤติกรรม ของสมาชิกทีมงานทุกคน ปกติการดำเนินการทางวินัย แบบเป็นทางการมักจะไม่จำเป็น