Nationejobs.com
 

Management Corner

มุมสำหรับนักบริหาร ที่มองหาแนวทาง การบริหารงาน และการจัดองค์กร แนะแนวคิดด้านบริหารจัดการใหม่ๆ ที่กำลังได้รับ ความสนใจ จากนักบริหาร และในแวดวง การพัฒนาบุคลากร

 
 

วันที่: 2007-09-04

รับขวัญวันแรก
ดิฉันเพิ่งได้คุยกับลูกศิษย์คนเก่งวัยคราวหลานที่เพิ่งตัดสินใจเปลี่ยนงาน หลังจากเป็นดาวรุ่งอยู่ในบริษัทข้ามชาติแห่งหนึ่งอยู่ไม่ถึง 2 ปี อยู่ตั้งเกือบ 2 ปีแล้วต่างหาก...เธอแก้ให้

สาวเจ้านี้อยู่ในกลุ่ม Y หรือ Generation Y ซึ่งเกิดในช่วงปี ค.ศ. 1981-2000 ที่เพิ่งเริ่มเข้าวงการทำงานเมื่อไม่นานมานี้

คุณป้า คุณพี่ ไม่ต้องแปลกใจหากเห็นการเปลี่ยนงานเป็นล่ำเป็นสันในกลุ่มY เพราะโดยรวมแล้วสำหรับกลุ่มนี้งานมิใช่ที่สุดของความต้องการ แต่เป็นเพียงหนทางผ่านเพื่อตอบโจทย์อื่นๆ ในชีวิต ไม่ว่าจะเป็นการดูแลชีวิตส่วนตัว ดูแลสุขภาพ หรือดูแลสังคม เป็นต้น เขาไม่ติดยึดกับองค์กร เดี๋ยวมาเดี๋ยวไป ไม่เห็นแปลก

สาวนักการตลาดคนนี้เห็นดิฉันก็กรากเข้ามาทำหน้าเอือม เมื่อถามไถ่ว่าเป็นอะไรจ๊ะ ทำหน้าบอกบุญไม่รับ เธอตอบว่า

อาจารย์ขาวันนี้หนูไปเริ่มงานใหม่ในบริษัทยักษ์ใหญ่ ไปด้วยความตื่นเต้น เห็นฝันเป็นจริงต่อหน้า ที่อ่านตำรับตำรามากมายเรื่ององค์กรนี้ วันนี้แหละจะเห็นจริงว่าอิงนิยายไหม

แล้ว "อิง" ไหมคะ ดิฉันถามต่ออย่างรู้งาน

เจ้าหล่อนทำหน้ากระอักกระอ่วนแกมผิดหวัง ถอนหายใจดังก่อนเล่าให้ฟังถึงประสบการณ์วันแรกในที่ทำงานใหม่ ได้ความว่าตอนเช้าอุตส่าห์ตื่นแต่งตัวไม่มัวโอ้เอ้เพราะอยากเริ่มงานวันแรกให้หัวหน้าฝ่ายการตลาดและทีมใหม่ประทับใจ พอไปถึงต้องนั่งรอหน้าประชาสัมพันธ์อยู่เป็นนานเพราะหัวหน้าฝ่ายบุคคลยังไม่มา

เมื่อเขามาถึง ก็บอกเธอว่าต้องรีบเข้าประชุม ขอให้ผู้ช่วยในฝ่ายอำนวยความสะดวกในการกรอกเอกสารกองพะเนิน กว่าจะเสร็จก็ใกล้เที่ยง ท่านผู้ช่วยฯจึง "อำนวยความสะดวก" โดยชี้ให้เดินไปฝ่ายการตลาดฝั่งตรงข้าม

สาวน้อยเดินไปตามนิ้วชี้ เลี้ยวหลงอยู่หลายตลบ พอพบฝ่ายการตลาดก็เห็นห้องใหญ่ว่างเปล่า

คงไปเมาท์กันที่ศูนย์อาหาร เธอคิดอย่างเริ่มเคือง หันไปพบแม่บ้านกำลังเทถังขยะ ได้จังหวะจึงถามว่า พี่ขาแถวนี้เขาไปทานอาหารที่ไหนกันบ้าง แม่บ้านบอกว่าข้างตึกค่ะ มีส้มตำ

เธอคิดว่าส้มตำคงต้องรอวันหลัง วันนี้เริ่มไม่มีอารมณ์สุนทรีย์ รีบหาอาหารจัดการให้เสร็จๆ จะได้กลับมาทันบ่ายโมง

ช่วงหลังของวันนั้นเหมือนวันแผ่นเสียงตกร่อง เพราะนอกจากต้องนั่งรอพี่ๆ ที่ย้วยย้ายกลับมาตอนเกือบบ่ายสอง หัวหน้าใหม่แนะนำให้ใครๆ รู้จักเธอ จากนั้นก็ต้องไปนั่งรอในห้องประชุมฝ่ายเพราะโต๊ะทำงานของเธอยังเต็มไปด้วยข้าวของพนักงานคนเก่า ซึ่งลาออกไป "เรียนต่อ" (เป็นเหตุผลยอดฮิตของการลาออก ซึ่งหลายครั้งหมายถึงการไปแสวงหาโอกาสทำงานในบริษัทอื่น)

ที่นั่งยังไม่มี งานยังไม่ให้...แล้วยังไงดี ทั้งบริษัททั้งเธอเสียเวลาฟรีๆ ไปหนึ่งวัน

ที่เสียมากไปกว่านั้นคือ...ความรู้สึก

เสียแล้ว เรียกกลับ เรียกมารับขวัญใหม่ไม่ง่าย

ที่เขายืนยันแบบสวยหรูให้ดูในเวบของบริษัทว่า "พนักงานสำคัญที่สุดจริงๆ" จากประสบการณ์วันแรก เธอฟันธงว่าเป็นเรื่อง "อิงนิยาย" แน่นอน

หลายบริษัทที่ท่านผู้อ่านคุ้นเคยคงมี "แนวทาง" คล้ายๆ กันในการดูแลเจ้าหน้าที่ใหม่ในวันแรกของการทำงาน นั่นคือไม่สู้มี "แนวทาง" เท่าใดนัก

จากการวิจัยเรื่อง On-boarding หรือกระบวนการ "รับขวัญ" วันแรกของพนักงานใหม่ พบว่าคนใหม่ที่องค์กรอุตส่าห์เฟ้นหา ลงทุนลงแรงแย่งเขาให้มาทำงานกับเรา จะตัดสินใจว่าจะ "อยู่ต่อ" หรือ "ไปดี" ภายใน 6 เดือนแรกของการทำงาน โดยความรู้สึกประทับใจ (หรือไม่ประทับใจ) ในช่วงสัปดาห์แรกโดยเฉพาะในวันแรก เป็นตัวบ่งชี้สำคัญว่าเขาจะตัดสินใจต่อไปอย่างไร

หากเป็นเช่นนี้ สาวการตลาดคนเก่ง คงมีสิทธิสูงที่จะขอลาไป "เรียนต่อ" ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

ดังนั้น องค์กรที่มีกระบวนการใส่ใจดูแลคน โดยเฉพาะกระบวนการ Talent Management จะให้ความสำคัญทุกขั้นตอนของการดูแล ไม่ว่าจะเริ่มด้วย "รู้เรา" ว่าต้องการคนแบบไหน เก่งด้านใด จากนั้นไปแย่งชิงคนที่ตรงตาม "สเปค" ขององค์กร เมื่อได้มาก็ต้องดูแลฟูมฟักให้รักกันตั้งแต่วันแรก

การรับขวัญวันแรก ที่ฝรั่งเรียกว่า On-boarding คือการเริ่มต้นของกระบวนการที่นำพนักงานใหม่เข้าสู่วัฒนธรรมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล เพื่อให้ผู้มาใหม่ให้ใจ พร้อมมีส่วนร่วม และทุ่มเทในการทำงานให้กับทีมและองค์กร

กระบวนการ On-boarding ประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลัก คือ

1 ก่อนวันแรก

ขั้นตอนการรับสมัคร การสัมภาษณ์ ไล่เรียงไปถึงการแจ้งผลการสัมภาษณ์ต้องเป็นอย่างมืออาชีพ

เมื่อรับเขาแล้ว กระบวนการเตรียมการด้านเอกสารส่วนใหญ่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จก่อนวันแรกของพนักงานได้

ยิ่งถ้าสามารถแนะนำให้คนใหม่ได้พบ "พี่ๆ" ในทีมก่อนวันแรกของการทำงานจริงได้ จะทำให้วันแรกมีประสิทธิภาพสูงขึ้นมาก เพราะผู้มาใหม่จะลดอาการวิตกจริตลง เพราะอย่างน้อย มีคนคุ้นหน้าบ้าง

นอกจากนั้น เตรียมการด้านที่อยู่ E-mail นามบัตร ฯลฯ ให้พร้อมใช้ในวันแรก ยิ่งทำให้องค์กรดูดี

2 วันแรก

ความประทับใจสำคัญมาก เรามีโอกาสสร้างความประทับใจ "ครั้งแรก" ได้ครั้งเดียว หากพลาด ครั้งต่อไปจะกลายเป็นการ "แก้" ความไม่ประทับใจ

ตัวอย่างขององค์กรที่ทำให้พนักงานประทับใจโดยการทำให้เขาเก้อเขิน เงอะงะน้อยลง พร้อมทำงานมากขึ้น ทำได้โดยให้เขามี "เพื่อนที่ปรึกษา" หรือ "พี่รหัส" Peer Mentor ผู้มีหน้าที่รับรู้ปัญหาเบื้องต้นของคนใหม่และให้คำแนะนำที่ถูกต้อง เจ้าหน้าที่ใหม่หันรีหันขวางไม่รู้จะวางตัวอย่างไร เขากินข้าวกันที่ไหน คนนั้นชื่ออะไร สารพัดคำถาม อย่างน้อยเขาอุ่นใจ รู้ว่ามีที่พึ่งใกล้ตัว

นอกจากนั้นฝ่ายบุคลากรหรือฝ่ายต้นสังกัดของผู้มาใหม่ควรให้ความสำคัญกับคนใหม่โดยเตรียมการให้เขาได้พบผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้อง ผู้บริหารเองก็ควรต้องเห็นความสำคัญเรื่องคน โดยทำตัวให้ว่างร่วมกิจกรรมต้อนรับผู้มาใหม่

ความน่ารักสนุกสนานก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้พนักงานใหม่ไม่เกร็ง เช่นมีเลี้ยงต้อนรับภายในฝ่าย มีของขวัญต้อนรับ เป็นต้น

การมอบหมายงานที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรก การให้มีส่วนร่วมในโครงการสำคัญๆ ตั้งแต่ต้น เป็นอีกแนวทางหนึ่งในการสร้างความร่วมมือ และให้ความสำคัญกับคนใหม่ในทีม

3 หลังวันแรก

หัวหน้างานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการทั้งหมด

หัวหน้างานควรดูแลพนักงานใหม่โดยใส่ใจคุย ใส่ใจถาม ว่างานตรงกับสิ่งที่เขาคาดหวังไหม พบอุปสรรคอะไรหรือไม่ ต้องการความช่วยเหลือใดบ้าง

อนึ่ง การหารือเช่นนี้ควรทำต่อเนื่อง แม้พนักงานใหม่จะกลายเป็น "เก่า" แล้วก็ตาม

On-boarding ถือเป็นกลยุทธ์ในการดูแลพนักงานให้ได้ใจตั้งแต่วันแรก การวางแผน On-boarding อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้พนักงานเข้าสู่ระบบการทำงานและปรับตัวให้คุ้นกับวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างเร็วและเนียนกว่าพนักงานที่ต้องตะกายกระเสือกกระสนปรับตนปรับใจให้พอดีโดยไม่มีใครช่วย

การที่ทำให้คนใหม่เข้าสู่ระบบได้เร็วย่อมส่งผลให้สามารถทำงานและมีผลงานได้เร็วตามไปด้วย เป็นวิธี Win-Win ที่ไม่ยาก

องค์กรก็ได้ คนใหม่ก็ได้

ที่สำคัญคือวันแรกทำได้ดีแล้ว หัวหน้าก็ต้องรับไม้ไปประคองต่อ...ห้ามทิ้งขว้างให้ไปงอกงามที่องค์กรอื่นค่ะ

ที่มา : พอใจ พุกกะคุปต์